Indieningsvereisten bij een evenementenvergunning

Met behulp van een goede tekening geeft u betrokken partijen inzicht in uw ideeën voor het evenement. De tekening is de basis. Als alle onderdelen van een evenement zijn ingetekend, dan weet u ook zeker dat de opstelling past binnen het aangegeven terrein en komt u niet voor verrassingen te staan. Aan de hand van de tekening overzien u en andere partijen de gehele situatie. Wij als gemeente en adviseurs van de hulpdiensten zien waar alles geplaatst wordt. Dit helpt ons en onze adviseurs bij de beoordeling van de veiligheid van een evenement.

De volgende onderdelen maken onderdeel uit van een aanvraag evenementenvergunning:
Bij alle evenementen:

Aanvraagformulier

Via de website kunt u een evenementenvergunning aanvragen. Geef zoveel mogelijk informatie aan over he evenement. U kunt ook een draaiboek van het evenement als bijlage toevoegen als het een groter evenement betreft.

Situatietekening

Hierop staat in ieder geval:

• De schaal.
• De locatie en ligging van het evenemententerrein. U geeft dit duidelijk aan. Bijvoorbeeld met een noordpijl. Of met straatnamen.
• De grenzen van het evenemententerrein.
• Alle objecten die groter zijn dan 25 m². U geeft dan ook de maten aan.
• Hekken die u eventueel plaatst.
• Wegen of parkeervakken die eventueel afgesloten moeten worden bij een evenement.
• De route die mensen moeten volgen bij sport- of wandelevenementen. Hiervoor kunt u bijvoorbeeld de website afstandmeten.nl gebruiken.
• We zien duidelijk op de tekening om welke objecten het gaat.
• Bij de tekening zit ook een uitleg van symbolen of kleuren die u op de tekening gebruikt. Dit heet een legenda.

Maatregelen om bomen en wortels te beschermen

Slaat u spullen op, parkeert u of vervoert u spullen binnen 1,5 meter van een boom? Dan neemt u maatregelen om de boom en zijn wortels te beschermen. Dit meet u vanaf het breedste deel van een boom. U laat zien welke maatregelen dat zijn.

Constructieve verantwoording

Dit is bijvoorbeeld een productcertificaat van:

• alle objecten waarin mensen samenkomen groter dan 150m² (zoals tenten);
• podium op een hoogte van minimaal 1,5 meter;
• tribune hoger dan 1,5 meter;
• loopbruggen.

Bewijs van toestemming eigenaar grond bij als er geen gebruik wordt gemaakt van gemeentegrond

Bij evenementen waarbij verkeersregelaars worden ingezet

Een lijst van de verkeersregelaars

Voeg deze lijst toe als u verkeersregelaars gebruikt waaruit blijkt dat zij gecertificeerd zijn. Als u gebruik maakt van vrijwilligers moeten zij in het bezit zij van een geldige instructieverklaring. Op de lijst staat wie waar staat en wie wat doet.

Bij evenementen waarbij beveiligers worden ingezet

Een schema van de bewaking

Voeg dit schema toe als u beveiligers gebruikt. Op het schema zien we hoe de bewaking met elkaar in verbinding staat.

Bij evenementen in een natuurgebied

Het kan zijn dat een quickscan ecologie wordt opgevraagd in verband met de aanwezige natuurwaarden (flora en fauna). Afhankelijk van de grootte van het evenement kan ook een stikstofberekening (aeriusberekening) worden opgevraagd.

Als er meer dan 500 personen tegelijk aanwezig zijn

1. Vul de situatietekening aan met de volgende informatie:
   • de toegang(en) en vluchtroute van het terrein. Geef hierbij ook de breedte van de doorgangen in de vluchtroute aan;
   • de locatie van de aanduiding van de vluchtroute. Dit hoeft alleen als de route onbekend of onduidelijk is;
   • de locatie van de noodverlichting op het terrein. Dit hoeft alleen als hier niet genoeg daglicht of openbare verlichting is;
   • de bereikbaarheid en opstelplaatsen voor de hulpdiensten. Zoals de brandweer, politie en ambulance;
   • de locatie van de EHBO.
2. Veiligheidsplan
3. Vervoer- en parkeerplan (mobiliteitsplan)
   • Inclusief de locatie van de parkeervoorzieningen.
   • Voor fietsen, auto’s, bussen, taxi’s, Kiss en Ride, backstage en de organisatie.

Als er meer dan 150 personen tegelijk aanwezig zijn in een tijdelijke verblijfsruimte (geen gebouw). Bijvoorbeeld een tent.

• Geef de hoogste bezetting van deze verblijfsruimte op.
• Zet op de plattegrond voor iedere verblijfsruimte:
  • welke oppervlakte beschikbaar is voor personen;
  • wat de gebruiksbestemming is;
  • hoe de inventaris en andere inrichtingselementen in de ruimte staan (volgens artikel 5.5 van de BBGBOP). Geef in ieder geval aan:
    • brand- en rookwerende scheidingsconstructies;
    • vluchtroutes;
    • de draairichting van doorgangen (volgens artikel 4.16 van de BBGBOP);
    • nooduitgangen en vluchtroutes. Geef ook aan hoe breed deze zijn;
    • vluchtrouteaanduidingen (volgens artikel 4.15 van de BBGBOP);
    • noodverlichting (volgens artikel 4.3 van de BBGBOP);
    • brandblusvoorzieningen (volgens artikel 4.20 van de BBGBOP);
    • brandweeringang (volgens artikel 4.24 van de BBGBOP).
• Dit doet u volgens NEN 1413.
• Dit zijn de eisen volgens artikel 2.2 Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BBGBOP). Zie wetten.nl - Regeling - Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen - BWBR0040068