Handreiking participatie en communicatie
Omwonenden en belanghebbenden eerder betrekken
Met de nieuwe Omgevingswet moeten initiatiefnemers inwoners en andere belanghebbenden op tijd betrekken bij de voorbereiding van veranderingen in hun leefomgeving. Initiatiefnemers kunnen dan nog iets doen met de opmerkingen van de inwoners en andere partijen. Initiatiefnemers moeten daarom informeren en in gesprek gaan over de veranderingen in de leefomgeving. Hoe initiatiefnemers dit doen, ligt aan de grootte en gevoeligheid van het project. Dit document helpt bij goede communicatie en participatie.
Vroeg en helder communiceren
De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het op tijd betrekken van inwoners en andere belanghebbenden. Dit kan op de manier zoals staat beschreven in deze werkwijze. Initiatiefnemers moeten duidelijk aangeven over welke onderdelen de betrokkenen nog iets kunnen zeggen en over welke onderdelen ze alleen informatie krijgen. Het gemeentebestuur bekijkt wat de initiatiefnemer heeft gedaan aan participatie. En wat er is gedaan met de uitkomsten van het participatietraject. Het kan zijn dat er draagvlak is voor de plannen en dat besluitvorming soepeler verloopt.
Wettelijke mogelijkheden inwoners
Inwoners en andere belanghebbenden hebben wettelijke mogelijkheden om hun mening en wens te laten horen. Bijvoorbeeld door zienswijzen in te dienen tegen omgevingsplannen of bezwaar te maken tegen bouwplannen.
Door deze werkwijze te volgen gaan initiatiefnemers al eerder in gesprek met de omgeving. Al voordat de gemeente de aanvraag ontvangt. Dit kan helpen bij tegenstrijdige belangen of zorgen voor draagvlak.
Werkwijze voor initiatiefnemers
1. Beschrijf tijdens de voorbereidingen alle belangen
Beschrijf tijdens de voorbereidingen wie er iets zal merken van de plannen. En welke gevolgen de plannen hebben voor de omgeving. Denk niet alleen aan omwonenden maar ook aan belangengroepen en –organisaties. Bijvoorbeeld bewonersverenigingen, ondernemers die in de straat of buurt aanwezig zijn, of een milieugroep of maatschappelijke organisatie. Dit noemen we ook wel de impact- en stakeholdersanalyse.
2. Waarover kunnen betrokkenen nog meedenken, meewerken of meebeslissen?
Het is belangrijk dat betrokkenen weten waarover ze kunnen meedenken. Geef dit daarom duidelijk aan bij het participatietraject. Het is belangrijk dat belanghebbenden geen valse verwachtingen hebben. De initiatiefnemer heeft mogelijk met wet- en regelgeving te maken. Dit heeft invloed op de ruimte die betrokkenen hebben om mee te denken. Geef aan of betrokkenen kunnen meedenken, meewerken of misschien wel meebeslissen. Beschrijf de vorm van participatie die is gekozen voor het participatietraject. De gemeente prefereert een minimaal participatieniveau van inventariseren. Bij informeren gaat u de Omgevingsdialoog onvoldoende aan.
3. Bepaal de aanpak
In het participatieplan staat hoe de initiatiefnemer met betrokkenen in gesprek gaat. De ene keer is een brief voldoende, de andere keer is een informatiebijeenkomst beter. De gemeente hoort het graag op tijd wanneer er eventuele informatieavonden plaatsvinden.
4. Start de communicatie
Na de voorbereidingen vindt de daadwerkelijke omgevingsdialoog plaats. Dit is het gesprek met inwoners en andere belanghebbenden. Het kan zijn dat deze gesprekken ervoor zorgen dat het participatietraject aangepast moet worden. Maar het kan ook anders gaan doordat belangen en meningen toch anders zijn dan gedacht.
5. Geef een terugkoppeling aan de betrokkenen
Er is veel informatie verzameld in de gesprekken met alle betrokkenen. Het is belangrijk om de betrokkenen te informeren over wat er met de informatie wordt gedaan.
6. Maak een verslag van het participatietraject
De initiatiefnemer maakt een verslag van het participatietraject. Dit verslag stuurt hij samen met de aanvraag op aan de gemeente. Zie bij “Wat moet u vastleggen” wat daarbij belangrijk is.
7. Betrek betrokkenen bij de voortgang en los overlast zo snel mogelijk op
Tijdens de uitvoering van de plannen houdt de initiatiefnemer de betrokkenen op de hoogte. Hij laat het bijvoorbeeld weten wanneer hij start met de bouw en waar men terecht kan bij klachten of opmerkingen tijdens de uitvoering.
Wat moeten initiatiefnemers vastleggen
Geef een overzicht van de betrokkenen en beschrijf de communicatiestrategie
Stap 1 tot en met 4 moet de initiatiefnemer goed vastleggen. Hij vertelt wat hij heeft gedaan en waarom hij het zo heeft gedaan.
Leg vast wat er besproken is en wat er is gedaan met de opmerkingen
Schrijf op wie wanneer is betrokken en wat de sfeer was tijdens het contact. Geef hierbij goed aan wat de opmerkingen waren en wat ermee is gedaan. Hoe is dit aan de betrokkenen teruggekoppeld en wat waren hun reacties? Stap 5 tot en met 7 zijn hier input voor. Voeg eventuele uitnodigingen, presentaties of afbeeldingen toe aan het verslag.
Het kan zijn dat er bezwaren blijven. Geef ook dit aan in het verslag. Leg ook uit waarom er bezwaren blijven. Op basis hiervan, en eventuele zienswijzen/bezwaren, kan het gemeentebestuur een besluit nemen.
Communiceer ook na het indienen van de aanvraag
Participatie stopt niet nadat de aanvraag is ingediend bij de gemeente. Vertel daarom hoe de communicatie tijdens het vervolg van het proces gaat.
