Algemene voorwaarden evenement

Verplichtingen voor, tijdens en na de organisatie van het evenement

Algemeen

1. 1. Het evenement vindt plaats op de in de aanvraag vermelde locatie en datum. Alles dient volgens de ingediende tekeningen te worden opgesteld.
2. Tijdens het evenement moet de evenementenvergunning of evenementenmelding (of een afschrift hiervan) altijd getoond kunnen worden aan de politie, brandweer en/of andere bevoegde ambtenaren.
3. Alle aanwijzingen door politie, brandweer, GHOR, ODZOB of gemeente in het belang van de openbare orde en veiligheid, moeten door de organisatie en de deelnemers onmiddellijk en stipt worden opgevolgd.
4. Als er voorafgaand aan of tijdens het evenement wijzigingen of incidenten optreden, moet de beveiliging of organisatie dit onmiddellijk aan de gemeente Waalre of de politie te melden.
5. De organisatie informeert omwonenden binnen een straal van 100 meter van de grenzen van het evenemententerrein over de te houden activiteiten.
6. Na 01:00 uur mag er geen muziek meer ten gehore worden gebracht en zijn er geen gasten meer aanwezig op het evenemententerrein. Dit geldt op vrijdag en zaterdag.
7. Na 00.00 uur mag er geen muziek meer ten gehore worden gebracht en zijn er geen gasten meer aanwezig op het evenemententerrein. Dit geldt op zondag tot en met donderdag.
8. U bent als evenementenorganisator verantwoordelijk voor naleving en uitvoering van genoemde voorwaarden. U bent verantwoordelijk om gevaar, schade of hinder voor de omgeving, goederen en personen zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken.
9. U bent als evenementenorganisator verplicht de schade die door het evenement aan gemeente-eigendommen wordt toegebracht, te vergoeden. Ook moeten alle mogelijke maatregelen worden getroffen om te voorkomen dat de gemeente of derden schade lijden.
10. Het voldoen aan deze voorwaarden ontslaat de evenementenorganisator niet van aansprakelijkheid voor schade ten gevolge van gebruikmaking van deze toestemming, noch tegenover de gemeente, noch tegenover derden.
11. Na afloop van het evenement moet het terrein in een nette staat worden achtergelaten. Als dit niet gebeurt, zal de gemeente op kosten van de evenementenorganisator het terrein schoonmaken.
12. Voor zover het evenement plaatsvindt op terrein dat in eigendom is van derden, is de evenementenorganisator zelf verantwoordelijk voor het krijgen van privaatrechtelijke toestemming.

Geluid

1. De geluidsveroorzakende op- en afbouwactiviteiten vinden plaats tussen 07:00-22:00 uur.
2. Tijdens het evenement mag muziekgeluid ten gehore worden gebracht in de periode zoals aangegeven onder nummer 6 en 7.
3. De geluidboxen en podia worden zodanig opgesteld dat er zo min mogelijk overlast bij de omliggende woningen zal zijn. Hierbij moeten de geluidboxen (voor zover mogelijk) van de woningen af gericht te zijn en zoveel mogelijk naar beneden te zijn gericht.
4. Het muziekgeluidsniveau mag tijdens het evenement niet hoger zijn dan 70 dB(A) en 80 dB(C) ter plaatse van gevels van geluidgevoelige bestemmingen van derden.
5. Geluidsmetingen worden uitgevoerd volgens de “Handleiding meten en rekenen industrielawaai 1999”.
6. Er zijn drie locaties waar specifieke geluidsvoorwaarden kunnen gelden met eigen referentiekaders. Dit wordt per evenement beoordeeld voor zover het evenement plaatsvindt op de Markt, Boerenbondterrein en het sportpark de Aalstervelden. 
7. De Hoorstichting adviseert een geluidsvolume van maximaal 103 dB(A) gemeten over 15 minuten. Bij muziekevenementen waar jonge kinderen komen (t/m 13 jaar) wordt een maximaal geluidsniveau van 91 dB(A) gehanteerd. Voor kinderen van 14 en 15 jaar is dit maximaal 96 dB(A). Vanaf deze geluidswaarden is het bezoeken van het evenement alleen veilig met goede gehoorbescherming.
8. Informeer de bezoeker over de te verwachten geluidsniveaus en gehoorbescherming. Geef tevens het evenement aan op welke plekken het volume zo laag is dat je het gehoor rust kunt geven en bied gehoorbescherming aan. Schuimoordoppen worden afgeraden, omdat ze geen goede pasvorm hebben.

Verkeer

1. Verkeersborden moeten conform plattegrond wegafsluitingen geplaatst worden en gehouden te worden. Het straatmeubilair mag niet worden verwijderd of verplaatst. Als er een weg wordt afgesloten, moet er voldaan worden aan de richtlijnen van CROW96b. Hierbij moet in ieder geval gebruik worden gemaakt van hekwerk. Het gebruik van linten is niet toegestaan.
2. De Markt mag alleen worden afgezet conform de plattegrond ‘wegafzetting evenementen Markt’. Hiervoor geldt een evenementenvergunning.
3. De evenementenorganisator zet verkeersregelaars in voor zover dit redelijkerwijs vereist is om de (verkeers)veiligheid te waarborgen. Bij het regelen van het verkeer moeten professionele en/of gecertificeerde verkeersregelaars worden ingezet.
4. De in te zetten verkeersregelaars moeten personen van ten minste 16 jaar oud zijn. Evenementenverkeersregelaars die jonger zijn dan 18 jaar mogen bij de uitoefening van hun taak slechts ingezet worden op wegen waar niet sneller wordt gereden dan 50 km per uur en als ter plaatse bij duisternis of slecht zicht voldoende openbare straatverlichting aanwezig is.
5. Tijdens de uitoefening van hun taak dragen evenementenverkeersregelaars voor de duur van hun werkzaamheden een jas of hes. Deze jas of hes moet voldoen aan de omschrijving in bijlage 2 van de Regeling Verkeersregelaars 2009

Terrein en omgeving

1. Het is niet toegestaan objecten te bevestigen aan bomen en/of struiken. Objecten mogen niet worden verankerd op gemeentelijke gronden. Ook mag er geen gebruik  worden van straatmeubilair, verkeersborden en straatverlichting.
2. Het is niet toegestaan zonder toestemming van de gemeente gebruik te maken van groenstroken, bermen of plantsoenen.
3. Het bevestigen van aanwijzingsbordjes mag uitsluitend gebeuren met gebruik van geplastificeerd draad, lint, touw of elastiek. De aanwijzingsbordjes of linten moeten onmiddellijk na afloop van het evenement te worden verwijderd.
4. Het is verboden voertuigen, kramen of tenten onder de kroonprojectie van bomen op te stellen zoals is uitgelegd op de poster ‘Werken rond bomen’. Terrasmeubilair mag wel onder de kroonprojectie van de bomen worden geplaatst.
5. De lozing van afvalstoffen in en op de grond is verboden.
6. De evenementenorganisator is verplicht om medewerking te verlenen om de ondergrondse infrastructuur te bereiken aan een ieder die er een zakelijk recht op heeft of in opdracht van een dergelijke rechthebbende handelt.

Tenten en vluchten

1. U bent als evenementenorganisator verantwoordelijk voor de constructieve veiligheid van de tent (in alle weersomstandigheden).
2. Een (nood)stroomaggregaat bevindt zich buiten en op ten minste 5 meter van de tijdelijke inrichting.
3. Bij het gebruik van een grote tent moet een klic-melding worden gedaan om te voorkomen dat er schade ontstaat aan eventuele onderliggende kabels en leidingen. 
4. Verder verwijzen we u extra naar de infobladen ‘Algemene brandveiligheidsvoorschriften bij evenementen’ en ‘‘Tenten groter dan 25 m² of ‘Tenten kleiner dan 25 m²’. Let hierbij extra op het onderdeel richtlijn voor veilig vluchten.

Hulpverlening en hygiëne

1. Bij een evenement vanaf 1.000 gelijktijdige bezoekers zorgt de organisatie voor één EHBO-er per 1.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers met een minimum van twee EHBO-ers.
2. Bij een evenement tot 1.000 gelijktijdig aanwezige bezoekers maakt de organisatie zelf een inschatting of de preventieve aanwezigheid van EHBO gewenst is. Hierbij geldt het verantwoord gastheerschap: de evenementenorganisator moet zelf beoordelen of het evenement risico’s oplevert voor deelnemers of bezoekers in het algemeen en voor kwetsbare groepen zoals kleine kinderen en ouderen in het bijzonder. In afwijking hiervan dient bij een evenement met tussen 300 en 1000 gelijktijdig aanwezige bezoekers minimaal één EHBO-er aanwezig te zijn.
3. De zorgpost is duidelijk herkenbaar en bevindt zich op een centraal punt. De zorgpost is goed bereikbaar en permanent bemand.
4. Geneeskundige hulp wordt geboden door hulpverleners van EHBO of Rode Kruis. Deze taak mag niet worden opgedragen aan BHV-ers of beveiligers. EHBO-ers mogen geen dubbelfunctie vervullen.
5. Hulpverleners zijn als zodanig duidelijk herkenbaar. EHBO-ers kunnen een geldig diploma overleggen.

Toiletten

1. Bij het evenement zijn per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers, 2 toiletten aanwezig. 75% van de herentoiletten mag vervangen worden door urinoirs, plaszuilen of plasgoten. Eén plaszuil geldt als vier urinoirs en 50 cm plasgoot geldt als één urinoir.
2. Toiletruimten worden minimaal twee keer per dag huishoudelijk gereinigd.
3. Voer het afvalwater van toiletten en wasbakken af via de bestaande riolering voor zover aangewezen door de gemeente of vang dit op in daarvoor bestemde opslagtanks. Het is verboden om afvalwater te lozen in de bodem of oppervlaktewater.

Afval

1. Afval wordt gedurende het evenement in afsluitbare afvalcontainers verzameld en tijdig geleegd zodat er geen afval rondom of buiten de afvalbakken hoeft te worden gedeponeerd.
2. Het evenemententerrein wordt zodanig schoongehouden dat het geen ongedierte aantrekt.
3. Bij het reinigen van het evenemententerrein mogen geen grove bestanddelen zoals plastic bekertjes in de straatkolken gespoten of geveegd worden.

Extreem weer

De evenementenorganisatie moet het weerbeeld monitoren en registreren in de week voorafgaand aan het evenement tot en met de evenementdagen. Op basis van de voorspellingen neemt u als evenementenorganisatie voorzorgsmaatregelen. Het kan zijn dat de gemeente voorafgaand aan het evenement nog extra voorwaarden toestuurt.

Verwijzingsborden en spandoeken

1. Er mogen maximaal 3 spandoeken worden opgehangen op de dag van het evenement op het evenemententerrein.
2. Het bevestigen van spandoeken en/of aanwijzingsborden mag alleen met gebruik van geplastificeerd draad of touw.
3. De spandoeken en/of aanwijzingsborden moeten onmiddellijk na afloop van het evenement worden verwijderd.

Natuurgebied

1. Voor zover een evenement plaatsvindt in het natuurgebied, mogen wandelaars alleen gebruik maken van de voor hen opengestelde wegen en paden. Deze zijn kenbaar middels openstellingsborden ter plaatse. Fietsers, mountainbikers en ruiters mogen enkel gebruik maken van de voor hen ter plaatse gemarkeerde routes.
2. Een evenement mag niet tussen zonsondergang en zonsopgang in het natuur- of bosgebied plaatsvinden.
3. Voor zover een evenement plaatsvindt in een natuurgebied kan vooraf een Quickscan Wet natuurbescherming worden geëist.

Overige voorwaarden per onderwerp

1. Voor een aantal onderwerpen gelden algemene infobladen met voorschriften opgesteld door de brandweer. Deze gelden gedurende het evenement en worden verstuurd na goedkeuring van een evenementenmelding of -vergunning.
2. De onderwerpen hebben betrekking op:
   • Algemene brandveiligheidseisen bij evenementen;
   • Braderieën en rommelmarkten;
   • Slapen in bijgebouwen;
   • Optochten;
   • Tenten kleiner dan 25 m2;
   • Tenten groter dan 25 m2.